Série: Administração do Tempo

21 março, 2023

Por: Giovana Gavioli Ribeiro da Silva

Você sabe administrar bem o seu tempo? Recentemente fizemos uma série de postagens no instagram da CAGI (@cagi_consultoria) sobre Administração do Tempo. Falamos sobre planejamento, gerenciamento da rotina, produtividade, procrastinação e criatividade.

Juntamos todas as postagens de lá e compilamos aqui no site pra vc ter acesso também.

Boa leitura!

Equipe da CAGI

PLANEJAMENTO

Como estão suas metas de 2023?

Você já sabe como conseguirá atingi-las? Já reservou um tempo diário, semanal ou mensal para se dedicar a elas?

Se ainda está em dúvida como começar ou se já pensou em começar “só depois do Carnaval” nós vamos te ajudar. Faremos uma serie de posts sobre Administração do Tempo nas próximas 4 semanas pra ajudar você a organizar seus objetivos e metas e garantir que a sua agenda chegue sem nenhuma pendência em 2024.

Vamos começar falando sobre planejamento. Para planejar eu preciso, antes de mais nada, saber onde eu quero chegar e organizar como vou dedicar meu tempo e esforço para isso. Planejar significa reservar períodos para dedicar a sua atenção, mesmo que sejam pequenos passos por dia, para alcançar os seus objetivos.

O progresso é a mola propulsora do planejamento, quanto mais conseguimos enxergar que estamos avançando naquilo que planejamos, mais motivação temos.

Só que progresso é diferente de linearidade. Eu não preciso fazer tudo todos os dias. Pense como uma caminhada por um terreno de altos e baixos, em que um dia eu vou avançar bastante no planejamento e outros só alguns centímetros, e tudo bem.

Trace em um papel o que você planejou para 2024. Separe por temas e planeje quais as ações você terá que fazer para alcançar cada um deles. Por exemplo: Ir para a academia. Eu preciso comprar roupas e tênis, mas preciso economizar pra isso, será que devo gastar tudo no carnaval ou posso reservar uma parte por dia para conseguir? Planeje quanto você vai reservar por dia e, mais importante, FAÇA! Um planejamento sem ação acaba se tornando um sonho.

Acompanhe por aqui mais dicas e vamos juntos!

 

Kanban pessoal

Quanto de tempo você tem durante a semana?

Se aparecer um projeto novo que você gostaria muito de assumir, você sabe de imediato quando conseguirá entregar ou quais outras atividades você terá que remanejar e para quando?

Para que você consiga organizar melhor o seu tempo, é possível aplicar uma ferramenta japonesa, adaptada para a organização das tarefas, de forma a facilitar a sua visualização. Vamos conhecer o Kanban Pessoal.

Tem um vídeo muito legal no Youtube da CAGI Consultoria. Deixamos o link aqui para que veja a explicação da Professora Giovana Gavioli:

https://www.youtube.com/watch?v=HVyip7ZVdX0

Conte pra gente o que achou do vídeo e de que outras formas você organiza o seu tempo.

Semana que vem continuamos com os posts. Fiquem ligados!

 

Matriz de Importância x Urgência

Você acha necessário administrar 100% de todas as suas tarefas? Ou seria melhor poupar esforços para focar naquilo que realmente está alinhado com suas metas e objetivos de vida?

A matriz de desempenho pode te ajudar a fazer isso. Ela foi criada por Dwight D. Eisenhower e é dividida em dois eixos, no eixo y, vertical, está a importância e no eixo horizontal, x, está a urgência. Antes de definir cada quadrante da matriz, vamos alinhar dois conceitos:

• Importância: tarefas que não possuem prazo, mas que estão alinhadas com nossos objetivos
• Urgência: algo que possui prazo e, se não efetuado, causará algum problema imediato. Nem sempre estão alinhados com nossos objetivos.

Eisenhower identificou quatro quadrantes da matriz:

Quadrante 1: tarefas que não são urgentes, nem importantes e podem ser delegadas ou mesmo eliminadas

Quadrante 2: tarefas que não são importantes, mas são urgentes. Atividades da rotina do dia a dia que devem ser revisadas e possivelmente delegadas à outra pessoa.

Quadrante 3: tarefas importantes mas não urgentes. Aqui estão as tarefas mais alinhadas com o seu propósito, o seu objetivo. É ideal que você passe mais tempo aqui do que em qualquer outro quadrante. Resolver tarefas aqui também evita que elas passem para o próximo quadrante.

Quadrante 4: tarefas importantes e urgentes. Aqui entram imprevistos e problemas que não foram resolvidos com antecedência nos quadrantes anteriores.

Ao alocar de forma adequada as suas tarefas nos quadrantes, é possível revisar cuidadosamente aquilo que está de acordo com o que você almeja e dedicar o seu tempo a isso.

Até a próxima!

 

TRÍADE DO TEMPO

Uma dica ótima de leitura para quem quer administrar melhor o seu tempo, é o livro chamado A Tríade do Tempo, de Christian Barbosa. Nele é proposta uma outra classificação das atividades, similar à de importância e urgência que vimos no post anterior.

Temos três esferas:

Esfera da importância: estão aqui todas as atividades que trarão resultados, sejam eles de curto, médio ou longo prazo. Para o autor os itens nesta esfera tem tempo para serem realizados.

Esfera da urgência:  considera atividades que não estão previstas e que devem ser feitas imediatamente, ou seja, não podem ser adiadas e causam muito estresse.

Esfera da circunstância: nesta esfera estão as tarefas desnecessárias. Elas geralmente não trazem nenhum resultado, só frustações.

Segundo o autor, é ideal que você passe 70% do seu tempo nas atividades importantes, 20% nas atividades urgentes e 10% nas atividades classificadas como circunstanciais.

O canal do Youtube do autor fala um pouco do teste para descobrir a sua Tríade e os perfis que podem surgir dele. Acesse: https://www.youtube.com/watch?v=d_8ZxRFOaGE

Nos próximos posts continuaremos falando sobre rotina e ferramentas para facilitar a sua administração de tempo.

Esperamos vcs!

 

Gerenciamento da Rotina

O dicionário define rotina como o hábito de fazer algo sempre do mesmo modo, mecanicamente. Este hábito, como escrito por Charles Duhigg, em seu livro o Poder do Hábito, pode ser tanto positivo como negativo.

Como diz o autor, eu posso comer pão ou doces todos os dias, mas isso trará consequências. Eu também posso me exercitar todos os dias, e as consequências também virão, porém de forma diferente. Independentemente do resultado, a disciplina de fazer algo diariamente é o que moldará a minha rotina e os resultados que dela virão.

Montar uma rotina que esteja alinhada com seus objetivos, com a sua tríade, como vimos nos posts anteriores, certamente trará consequências positivas para o alcance dos seus objetivos.

No próximo post vamos falar sobre como a Agenda pode nos ajudar a controlar a rotina.

Conte aqui pra gente algo que você faz todo dia e que já considera parte da sua rotina!

 

Agenda

Nada melhor para administrar o tempo do que uma velha e boa AGENDA. Seja ela física ou virtual, utilizar uma agenda ajuda a visualizar a sua organização de tempo e, dessa forma, torna mais fácil a sua gestão. Algumas regras devem ser obedecidas:

• Antes de lançar um compromisso na agenda, separe-o de acordo com a Matriz de Eisenhower;
• Evite anotar tudo em um único dia e, ao final, transportar compromissos não cumpridos para o próximo. Faça uma organização racional, deixando no dia somente aquilo que acredita que será possível fazer;
• Quebre uma tarefa muito extensa em várias partes e programe-as ao longo da semana. Isso fará com que seu objetivo na conclusão dela seja cumprido aos poucos, dando mais motivação para finalizá-la;
• Prepare seus compromissos sempre um dia antes, assim você evita perder tempo pela manhã e tem uma noite mais tranquila de sono;
• Crie o hábito de checar a sua agenda sempre pela manhã, assim é possível visualizar como será o seu dia.

Ao externalizar aquilo que deve ser feito por meio da anotação na agenda, a carga cognitiva e a tensão mental são reduzidas e o cérebro fica livre para focar nos objetivos a serem alcançados.

Dicas de agendas: Google Agenda, Evernote, Wunderlist, Pocket e Trello.

Eu prefiro a agenda de papel mesmo, e vc?

 

PRODUTIVIDADE

No post de gerenciamento da rotina falamos sobre disciplina. Disciplina é a chave, o combustível da produtividade. Mas o que podemos definir como produtividade?

A produtividade é a medida que se obtém dividindo os resultados pelas entradas, ou seja:

Produtividade = esforço/recompensa

Quanto menor o esforço e maior a recompensa, maior é a produtividade.

Um exemplo de administração da produção pra vc entender melhor. Considere uma empresa que possui dois tipos de máquinas para fabricar o mesmo produto. As duas trabalham o mesmo período de horas e dias, ao final, a máquina A produziu 40.800 unidades e a máquina B 43.200. Qual delas foi a mais produtiva?

Analisando os dados, podemos dizer que a máquina B foi a que teve maior produtividade, ou seja, utilizou os mesmos recursos para produzir um maior resultado que a máquina A.

Se transportarmos isso para o tema da nossa série de Administração do Tempo, podemos colocar o tempo como o recurso mais valioso. Por isso ele deve ser muito bem alocado de forma a obter maior recompensa, ou seja, o alcance de nossos objetivos.

Fazer tarefas por fazer e que não estejam alinhadas com aquilo que queremos, é algo IMPRODUTIVO!

Ainda essa semana, traremos para vocês uma ótima ferramenta de alocação de produtividade. Fiquem ligados e até mais!

 

PDCA

Já sentiu aquela sensação de estar “patinando” em alguma tarefa ou projeto, mesmo que ele esteja alinhado com os seus objetivos? Uma ferramenta que pode solucionar isso é o PDCA.

Ele foi desenvolvido por Shewart na década de 20, difundido por um dos gurus da qualidade, Deming, na década de 40 e trazido para o Brasil por Vicente Falconi, na década de 80.

Ele consiste em 4 etapas começando pelo P, de planejamento (plan), D, de fazer (do), C de checar (check) e A de agir (act). Depois ele reinicia, formando um ciclo virtuoso.

Mas tem uma pegadinha, o P é o mais importante do sistema, ou seja, vc deve passar mais tempo planejando detalhadamente o que deve ser feito, inclusive já elaborando indicadores para medir os resultados, antes de iniciar um projeto. Dessa forma é fácil identificar se existe algum desvio no meio do caminho e quais correções devem ser aplicadas quando o ciclo recomeça.

Quer ter resultados? Planeje, planeje e planeje.

Temos mais dois posts para encerrar o tema de administração do tempo. Falaremos um pouco sobre procrastinação, criatividade e a importância do ócio. Esperamos vocês!

 

Procrastinação

O grande inimigo da gestão do tempo é a procrastinação. Mas você sabia que ela, por si só, não é algo negativo?

Procrastinar ou o ato de adiar algo, pode ocorrer por diversos fatores, porque estamos cansados e precisamos esvaziar a mente, porque aquilo que estamos fazendo não se relaciona com os nossos objetivos, porque uma tarefa está muito complexa e não foi dividida em processos menores…tudo isso causa a procrastinação, a fuga da execução.

O problema ocorre quando a gente procrastina utilizando algum ou todos os “ladrões do tempo”: redes sociais, notificações, internet, interrupções, reuniões e falta de organização são os top 6. Como fazer para evitar os ladrões do tempo e se manter no controle das suas atividades? Veja algumas dicas:

– separe horários específicos dentro do seu dia para checar redes sociais, e-mails e para outras interrupções e controle/obedeça o intervalo estabelecido

– marque reuniões com propósito específico e estabeleça horários de início e término que devem ser cumpridos

– pensar somente no que pode ser feito naquele momento, evitando se preocupar com passado ou futuro

– organize seu local de trabalho a fim de evitar dispender seu tempo procurando itens e materiais necessário para a execução de uma tarefa

– Diga NÃO! Pode parecer simples, mas é a prática mais difícil!

O ato de procrastinar pode turbinar a criatividade, falaremos sobre isso no post de encerramento do tema de Administração do Tempo, espero você!

 

Ócio Criativo

Já pensou em trabalhar menos horas durante a semana e deixar espaços livres para aproveitar os seus momentos de lazer? É isso o que prega o livro O Ócio Criativo do sociólogo italiano Domenico De Masi.

Segundo o autor, ao ter mais tempo livre, o trabalhador reduziria a sua procrastinação e, em seu lugar, poderia empregar o seu tempo em atividades que estimulariam mais a sua criatividade, trazendo melhores resultados para a empresa.

E isso já se comprovou verdadeiro. Diversos países da Europa já adotaram a semana de trabalho de 4 dias. A Islândia, por exemplo, vem realizando testes desde 2021 com mais de 2.500 pessoas em 100 locais de trabalho diferentes. O interessante é que a redução da jornada não resultou em nenhuma perda de produtividade, pelo contrário, reduzir a jornada, mantendo a mesma remuneração, resultou em maiores resultados para os trabalhadores que participaram da pesquisa.

Agora que chegamos ao final da série de Administração do Tempo, que tal começar a se organizar para sobrar um espaço de ócio pra você fazer o que quiser!?

Nossa próxima série será sobre Liderança! Esperamos você!